Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

NoManagement B.V., handelend onder de naam AIOS, Spijkerkade 31, 1021 JS Amsterdam, KVK-nummer 80968724, is verantwoordelijk voor jouw gegevens. Wij bepalen waarom en hoe ze worden gebruikt.

AIOS is een bureau dat bouwt en oplevert. Wij bouwen en implementeren acquisitiesystemen, automatiseringen en maatwerksoftware voor bedrijven. Ook voeren wij performance marketing uit die per resultaat wordt betaald.

Vragen over privacy: [email protected].

2. Onze rol

Voor bezoekers, prospects, klanten en hun contactpersonen, en voor mensen die op een van onze eigen campagnes reageren, zijn wij de verantwoordelijke.

• Leads voor een klant: vul je een formulier in dat wij voor de campagne van een klant maakten, dan verzamelen wij jouw gegevens als verantwoordelijke. Met jouw toestemming geven wij ze door aan het bedrijf dat op het formulier staat. Vanaf dan is dat bedrijf zelf verantwoordelijk voor zijn gebruik.
• Software die wij bouwen: de klant laat die draaien. Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een klant, dan zijn wij verwerker en sluiten wij daarover een verwerkersovereenkomst met die klant. Die gegevens vallen niet onder deze verklaring. Vraag het de klant.
• Advertentieplatforms: klik je op een advertentie op Meta of Google, dan verwerkt dat platform jouw gegevens onder zijn eigen voorwaarden.

3. Welke gegevens wij verwerken

Dit zijn de gegevens die we van je krijgen of zelf vastleggen:

• Contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres en mobiel nummer.
• Bedrijfsgegevens: bedrijf, regio, vak, grootte van je team, omzetklasse (optioneel), website of social-link (optioneel) en je antwoorden in een check of formulier.
• Je keuzes: welke toestemming je gaf, de exacte tekst, het tijdstip, je IP-adres, je browser, je ongeveer bepaalde plaats en een kopie van wat je invulde.
• Je boeking: het gekozen tijdstip, de uitnodiging, de videolink en onze notities in het CRM.
• De opname van een verkoopgesprek.
• In de chat: de berichten die je typt, de antwoorden, een willekeurig browser-ID en gesprek-ID op je apparaat, je tijdzone en korte notities die de assistent bewaart (zoals waar je naar vroeg) zodat hij de volgende keer kan voortborduren.
• In de stemdemo: je spraak via je microfoon, tijdens het praten omgezet in tekst, het transcript, hoe lang het duurde, de pagina, het willekeurige browser-ID, je browsertype, een versluierde (gehashte) vorm van je IP-adres en je ongeveer bepaalde plaats, die de agent gebruikt om over je regio te praten. Van de stemdemo op de site bewaren wij geen geluidsopname.
• In het democall dat onze AI naar jouw nummer plaatst als je erom vraagt: je telefoonnummer, het gesprek en de opname ervan.
• De herkomst van je bezoek: de pagina, de verwijzer, de advertentieparameters in de link, je IP-adres en je browsergegevens.
• Alleen met toestemming: cookie-ID's, gebruiksgegevens van de site en gegevens voor advertentiemeting.
• Als je klant wordt: bedrijfsnaam, factuuradres, KVK- en btw-nummer, en betalingen.

Wij vragen niet naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid of afkomst.

4. Waarvoor en waarom dat mag

Voor elk doel noemen we de gegevens en de grondslag. Zonder grondslag verwerken we niets.

Wij verkopen jouw gegevens niet.

5. Het gesprek en de opname

Een mens belt je: Luca, of iemand van ons team. Voor verkoopgesprekken gebruiken wij geen AI. De enige uitzondering is het democall dat onze AI plaatst als je er zelf om vraagt (zie AI).

Verkoopgesprekken nemen we op met Fathom. We zeggen dat aan het begin van het gesprek. Wil je dat niet, zeg het dan. Dan nemen we niet op.

We gebruiken de opname om afspraken uit het gesprek vast te leggen. Hoe lang we haar bewaren staat bij Hoe lang wij bewaren.

6. AI

De chatassistent en de stemdemo op deze site zijn AI, geen mens. De stem die je hoort in de demo en in het democall is synthetisch. De chat heeft het label "AI Agent" en het democall zegt bij de start dat het een AI is. Meer over hoe wij dat laten weten staat in de AI-transparantieverklaring (alleen in het Engels).

Wat er met je gegevens gebeurt in de chat en de stemdemo staat bij Waarvoor en waarom dat mag: wat wij bewaren, op welke grondslag, hoe lang en wie het ontvangt. De AI beslist niets over je met juridische of vergelijkbare gevolgen. Hij beantwoordt vragen en kan een gesprek boeken.

Wij gebruiken ook AI-hulpmiddelen bij ons eigen werk, bijvoorbeeld om e-mail te lezen en voor te bereiden en om software te bouwen. Jouw berichten kunnen zo bij de aanbieder van het AI-model terechtkomen. De aanbieders staan bij Met wie wij delen.

AI-functies die wij voor een klant bouwen, vertellen mensen dat zij met AI te maken hebben. De klant laat die melding aan staan. De eigen privacyverklaring van de klant legt uit wat er met de gegevens gebeurt.

7. Met wie wij delen

Wij delen gegevens met bedrijven die wij nodig hebben voor ons werk. Zij verwerken de gegevens voor ons en volgens onze instructies, behalve waar de lijst iets anders zegt. Dezelfde lijst staat op de pagina Subverwerkers.

Gaan gegevens naar een land buiten de EU, dan zorgen we dat ze beschermd blijven. Dat doen we met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals voor het Verenigd Koninkrijk), met het EU-VS Data Privacy Framework, als de leverancier daarvoor is gecertificeerd, of met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Met jouw toestemming geven wij leadgegevens ook door aan de klant die op het formulier staat. Verder geven wij gegevens alleen door als de wet dat eist.

8. Hoe lang wij bewaren

Dit zijn de termijnen die wij onszelf stellen. Is een termijn voorbij, dan moeten de gegevens worden verwijderd of anoniem gemaakt. Je kunt ons altijd vragen ze eerder te verwijderen (zie Jouw rechten).

Je aanvraag, check, boeking, opname van het gesprek en onze notities (leads)

2 jaar na het laatste contact

Chatberichten, transcripten van de stemdemo, de notities die de assistent bewaart, en het democall met de opname

2 jaar na het laatste contact

Gegevens van klanten

2 jaar nadat de klantrelatie is geëindigd

Facturen en boekhouding

7 jaar (bewaarplicht van de fiscus)

Bewijs van je toestemming

Zolang we dat nodig hebben om je toestemming aan te tonen

Cookies

Tot 180 dagen (herkomst van je bezoek) en 1 jaar (je cookiekeuze)

Gegevens over je bezoek, analyse en advertentiemeting

Niet langer dan nodig voor het doel. Bij PostHog en Meta gelden hun instellingen.

9. Jouw rechten

Je hebt deze rechten:

• Inzage: je ziet welke gegevens wij van je hebben.
• Rectificatie: je laat onjuiste gegevens verbeteren.
• Wissing: je laat gegevens verwijderen.
• Beperking: je laat de verwerking tijdelijk stilzetten.
• Bezwaar: je maakt bezwaar tegen verwerking op grond van ons belang. Bezwaar tegen direct marketing leidt altijd tot stoppen.
• Overdraagbaarheid: je krijgt je gegevens in een gangbaar bestand.
• Toestemming intrekken: dat kan altijd. Wat we daarvoor deden, blijft rechtmatig.

Stuur een mail naar [email protected]. Wij kunnen om een bewijs van wie je bent vragen. Wij antwoorden binnen één maand.

Vraag je om wissing? Dan wissen we je gegevens, maar het bewijs van je toestemming (tekst, tijdstip, IP-adres) bewaren we apart. Dat mag zolang we het nodig hebben om aan te tonen dat je toestemming gaf (art. 17 lid 3 sub e AVG).

10. Beveiliging

• Alle verbindingen met de site zijn versleuteld (HTTPS).
• Sleutels en wachtwoorden staan in een kluis, niet in de code.
• Bij het boeken beperken we hoe vaak iemand kan boeken.
• Alleen wie het nodig heeft, kan bij jouw gegevens.

Gaat er toch iets mis met jouw gegevens, dan melden wij dat zoals de wet vraagt.

11. Cookies

Bij elk bezoek vragen wij eerst jouw keuze. Zonder jouw keuze laden de analyse en de advertentiemeting niet. Welke cookies wij gebruiken staat in het Cookiebeleid.

PostHog draait in de EU. Onze servers sturen onze analyse geen naam, e-mailadres of telefoonnummer, en zonder jouw toestemming ook geen bezoekers-ID.

12. Contact en klachten

Heb je een vraag of een verzoek? Mail [email protected] of schrijf naar NoManagement B.V., Spijkerkade 31, 1021 JS Amsterdam.

Een klacht kun je ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder in het land waar je woont. We horen het liever eerst van je.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.